V posledních letech se ve firmách i mezi realitními poradci často skloňuje jedno slovo: downsizing. Tedy snaha zmenšit kancelářské prostory jako reakce na hybridní práci a tlak na snižování nákladů.

Není výjimkou, že firmy redukovaly plochu o 30–50 % oproti předpandemickému stavu.

Z praxe se ale ukazuje, že samotné zmenšení kanceláře často neřeší podstatu problému. Neodráží totiž to, jak firma skutečně funguje, ani to, jak chce fungovat v budoucnu.

Mnohem efektivnější přístup dnes představuje rightsizing – tedy strategické nastavení velikosti a struktury kanceláře podle reálných potřeb organizace.

Downsizing: logická reakce, ale často špatně aplikovaná

Downsizing dává na první pohled smysl. Firmy reagují na:

• nižší obsazenost kanceláří

• rozšíření home office

• rostoucí náklady na nájem a energie

Cílem je snížit fixní náklady. To je legitimní. Problém nastává ve chvíli, kdy se kancelář zmenšuje bez hlubší analýzy. Často se vychází z historických modelů nebo jednoduchých odhadů, které neodpovídají současné realitě práce.

Typicky se nebere v úvahu:

• reálná obsazenost během týdne

• rozdíly mezi typy pracovních dnů

• nové potřeby týmů (spolupráce, kreativní práce, hybridní meetingy)

Výsledkem pak bývá kancelář, která je sice menší, ale ne funkčnější. Naopak – často dochází k přetížení prostoru a zhoršení pracovních podmínek.

Co ukazují data o využití kanceláří

Jedním z hlavních důvodů downsizingu je nízká obsazenost.

Podle dat z Leesman Index nebo CBRE se průměrná využitelnost pracovních míst v kancelářích dlouhodobě pohybuje mezi 50–70 %.

To ale neznamená, že firmy potřebují o 30–50 % menší kancelář. Obsazenost není konstantní. Liší se podle:

• dnů v týdnu (typicky peak uprostřed týdne)

• typu práce

• týmových interakcí

Pokud firma zmenší prostor čistě podle průměru, často narazí na problém kapacity ve špičkách.

Rightsizing: kancelář podle reálného fungování firmy

Rightsizing vychází z opačné logiky.

Nezačíná otázkou „kolik metrů potřebujeme“, ale spíš: jak naše firma skutečně pracuje?

Cílem není nutně zmenšit plochu, ale:

• sladit ji s reálným využitím

• upravit strukturu prostoru

• podpořit klíčové aktivity

To v praxi může znamenat různé scénáře:

• plocha se zmenší, ale zároveň se změní její uspořádání

• plocha zůstane stejná, ale výrazně se zvýší její efektivita

• kancelář se přesune do jiné lokality nebo typu budovy

Podle reportů Savills nebo JLL dnes firmy stále častěji řeší optimalizaci portfolia právě tímto způsobem – tedy ne jako jednorázové zmenšení, ale jako kontinuální přizpůsobování prostoru.

Proč samotný downsizing nestačí

Downsizing může přinést rychlou úsporu, ale pokud není podložený daty a strategií, má i své limity.

V praxi často vede k tomu, že:

• kancelář neodpovídá reálnému provozu

• chybí klíčové typy prostor

• lidé nemají důvod do kanceláře chodit

A tím pádem se ztrácí i její hlavní přínos.

Co si z toho vzít

Otázka dnes nestojí „jak kancelář zmenšit“. Ale spíš: jak ji nastavit tak, aby odpovídala tomu, jak firma funguje dnes – a jak se bude vyvíjet.

Rightsizing není o metrech čtverečních. Je o schopnosti pracovat s prostorem jako se strategickým nástrojem.

Firmy, které k tomu tak přistupují, dnes nezískávají jen úsporu nákladů. Získávají kancelář, která:

• funguje pro lidi

• podporuje výkon

• a dokáže reagovat na změny

A to je v dnešní době mnohem cennější než jen menší plocha.