Když kanceláře pronajímáme, vždy se ptáme na stejnou otázku: „Kolik pracovních míst potřebujete?“ Pro spoustu firem je odpověď těžší, než se může zdát. A my tomu rozumíme. 

Na první pohled je totiž odpověď jasná. Přeci jeden člověk = jedna židle. 

Tato rovnice dlouho fungovala, dalo se díky ní dobře plánovat a kancelářský provoz jasně nastavit. Od pandemie covidu si ale většina firem uvědomila, že nemusí vždy platit. Hybridní režim, flexibilní týmy a proměnlivá docházka tuto rovnici postupně napadají. Jak nad prostorem tedy správně přemýšlet? 

Jak vznikl model 1:1

Model 1:1 nevznikl jako strategické rozhodnutí, ale jako důsledek tehdejšího fungování práce.

Kancelář byla místo, kam lidé chodili každý den. Pracovní týmy byly stabilní, spolupráce probíhala synchronně a většina lidí trávila v kanceláři celý týden.

V takovém prostředí dávalo smysl, že každý měl své pevné místo. Obsazenost byla relativně konstantní, pohyb lidí minimální a plánování prostoru předvídatelné.

1:1 ratio tak nebylo optimalizací, ale odrazem tehdejšího pracovního režimu.

Co změnila pandemie covidu

Pandemie tento model výrazně narušila.

Práce se rozpadla do kombinace práce v kanceláři a na home office a ukázalo se, že přítomnost lidí v kanceláři není konstantní, ale výrazně kolísá.

Dnes většina firem funguje v hybridním režimu — typicky v kombinaci několika dnů v kanceláři a několika dnů mimo ni. Výsledkem není rovnoměrné využití prostoru, ale spíše cykly:

• některé dny jsou kanceláře plné,

• jiné dny je v nich výrazně méně lidí,

• špičky se koncentrují do středu týdne

• a pátek bývá často poloprázdný.

Data z real estate trhu dlouhodobě ukazují, že průměrná obsazenost kanceláří se pohybuje přibližně kolem 50–60 %. To znamená jediné: kancelář už není konstantně zaplněné prostředí, ale dynamický systém s proměnlivým využitím.

A v tomhle momentu začíná být fixní 1:1 model problematický.

Proč 1:1 přestává fungovat

Když je využití kanceláře stabilní, fixní počet stolů dává smysl. Když ale dochází k velkým výkyvům mezi jednotlivými dny, vzniká strukturální neefektivita:

• část kapacity zůstává nevyužitá,

• ve špičkách naopak vzniká nedostatek míst,

• prostor neodpovídá reálné poptávce.

Kancelář se tak paradoxně může zároveň jevit jako „dost velká“ i „nedostatečná“ – jen pokaždé v jiných dnech. Problém tedy není velikost, ale rigidita modelu.

Desk sharing: řešení, které není univerzální

Jednou z reakcí na nižší obsazenost je sdílení pracovních míst. V některých případech funguje velmi dobře – zejména tam, kde:

• týmy pracují projektově,

• lidé nejsou fixně v kanceláři každý den,

• existuje jasné plánování docházky.

Naopak naráží tam, kde je potřeba stabilita:

• leadership a řízení týmů,

• R&D a hluboká práce,

• role s konkrétním technickým vybavením,

• týmy, které potřebují vysokou míru kontinuity.

Sdílení pracovních míst tedy není univerzálním řešením. Je to nástroj, který funguje pouze v určitém typu organizace a práce.

Nejde o počet stolů. Jde o vzorce práce

Největší posun v uvažování o kancelářích dnes není v tom, kolik míst v prostoru máme, ale v tom, jak lidé skutečně pracují. Pokud se na práci podíváme detailněji, zjistíme, že se skládá z různých režimů, jako je hluboká soustředěná práce, týmová spolupráce, schůzky a komunikace, individuální koordinace.

A každý z těchto režimů má jiné prostorové nároky. Výzkumy dlouhodobě ukazují, že znalostní práce se neskládá z jednoho souvislého typu činnosti.  Velká část dne sestává z přepínání mezi aktivitami a častých přerušení, která zásadně ovlivňují výkon i soustředění(např. práce Glorie Mark z UC Irvine ukazuje, jak rychle se fragmentuje pozornost v pracovním prostředí).

To znamená, že kancelář nemůže být navržená jako statická kapacita. Musí odpovídat tomu, jak se práce reálně odehrává v čase.

Co si z toho vzít

Kancelář není optimalizační rovnice. Je to systém, který musí odpovídat reálnému chování lidí. Pokud se tedy chystáte stěhovat a někdo se vás bude ptát, kolik potřebujete pracovních míst, zamyslete se nad tím, jak vaši lidé skutečně pracují, zda mohou místa i sdílet a jestli tím pádem nejste schopni fungovat na menším prostoru, než se může na první pohled zdát.